Wat zijn zakelijke en technische rapporten?

Morsa-afbeeldingen/Getty Images

Een rapport is een document dat informatie presenteert in een georganiseerd formaat voor een specifieke publiek en doel . Hoewel samenvattingen van de rapporten kan mondeling worden afgeleverd, volledige rapporten zijn bijna altijd in de vorm van schriftelijke stukken.

In 'Contemporary Business Reports' Kuiper en Clippinger definiëren bedrijfsrapportages als 'georganiseerde, objectieve presentaties van observaties, ervaringen of feiten die worden gebruikt in het besluitvormingsproces'.

Sharma en Mohan definiëren in hun boek 'Business Correspondence and Report Writing' een technisch rapport als 'een schriftelijke uiteenzetting van de feiten van een situatie, project, proces of test; hoe deze feiten zijn vastgesteld; hun betekenis; de conclusies die daaruit zijn getrokken; en [in sommige gevallen] de aanbevelingen die worden gedaan.'

Soorten rapporten omvatten: memo's , notulen, laboratoriumrapporten, boekverslagen , voortgangsrapporten, rechtvaardigingsrapporten, nalevingsrapporten, jaarverslagen en beleid en procedures.

Doel van zakelijke en technische rapporten

In 'Business Communication: A Framework for Success' leggen H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke en Mary John O'Hair de vier hoofddoelen van bedrijfsrapporten uit.

'Rapportages kunnen vier verschillende en soms verwante functies vervullen. Ze kunnen worden gebruikt als controles om ervoor te zorgen dat alle afdelingen goed functioneren, om informatie te geven, een analyse te geven en om anderen te overtuigen om te handelen.'

Kenmerken van effectieve rapporten

In 'Contemporary Business Reports' geven Shirley Kuiper en Dorinda Clippinger inzicht in effectieve bedrijfscommunicatie.

'Effectieve rapporten worden door de lezer begrepen zoals de schrijver het bedoeld heeft, en ze beïnvloeden de lezer om te handelen zoals de schrijver dat wenste. De doelstellingen van de schrijver worden het meest waarschijnlijk bereikt als ze overeenkomen met de behoeften en doelstellingen van de lezer. Een effectieve rapportage is empathisch, nauwkeurig, volledig, beknopt , en Doorzichtig . Bovenal presenteert een effectieve rapportage informatie ethisch.'

Verbinding maken met uw publiek

Warren Buffet, in het voorwoord bij ' Een eenvoudig Engels handboek ', deelt zijn advies over hoe je het beste kunt communiceren in bedrijfsrapportages.

'Een onoriginele maar nuttige tip: schrijf met een specifiek persoon in gedachten. Als ik Berkshire Hathaways jaarverslag schrijf, doe ik alsof ik met mijn zussen praat. Ik heb geen moeite om ze voor te stellen: hoewel ze zeer intelligent zijn, zijn ze geen experts op het gebied van boekhouding of financiën. Ze zullen het begrijpen normaal Engels , maar jargon kan hen puzzelen. Mijn doel is gewoon om ze de informatie te geven die ik zou willen dat ze me zouden geven als onze posities zouden worden omgekeerd. Om te slagen, hoef ik geen Shakespeare te zijn; Ik moet echter een oprecht verlangen hebben om te informeren.'

Zakelijke rapporten kunnen lang of kort zijn

Zoals beschreven door John M. Lannon in 'Technische communicatie', verschillen naast de lengte van de rapporten ook het doel en de reikwijdte van rapporten.

'In de professionele wereld vertrouwen beslissers op twee brede soorten rapporten: Sommige rapporten richten zich voornamelijk op informatie ('wat we nu doen', 'wat we vorige maand hebben gedaan', 'wat ons klantenonderzoek heeft opgeleverd', 'wat er gebeurde op de afdelingsvergadering'). Maar naast het verstrekken van informatie bevatten veel rapporten ook: analyse ('wat deze informatie voor ons betekent', 'welke acties moeten worden overwogen', 'wat we aanbevelen en waarom').'

'Voor elk lang (formeel) rapport leiden talloze korte (informele) rapporten tot weloverwogen beslissingen over zaken die uiteenlopen van de meest comfortabele bureaustoelen om te kopen tot de beste rekruut om in te huren voor managementtraining. In tegenstelling tot lange rapporten, vereisen de meeste korte rapporten geen uitgebreide planning, zijn ze snel opgesteld, bevatten ze weinig of geen achtergrondinformatie en hebben ze geen voor- of eindtekst (titelpagina, inhoudsopgave, woordenlijst, enz.). Maar ondanks hun beknoptheid , bieden korte rapporten wel de informatie en analyse die lezers nodig hebben.'

bronnen

• Kuiper, Shirley en Dorinda A. Clippinger. Hedendaagse zakelijke rapporten. 5e druk, Zuidwest, Cengage Learning, 2013.
• Lannon, John M. en Laura J. Gurak. Technische communicatie. 14e druk, Pearson, 14 januari 2017.
• Een eenvoudig Engels handboek - Hoe u duidelijke SEC-openbaarmakingsdocumenten maakt. Office of Investor Education and Assistance., aug. 1998, b-ok.cc/book/2657251/448dd1.
• O'Hair, Dan, et al. Zakelijke communicatie: een raamwerk voor succes. South-Western College Publishing, 2000.
• Sharma, R.C., en Krishna Mohan. Zakelijke correspondentie en het schrijven van rapporten: een praktische benadering van zakelijke en technische communicatie . Tata McGraw-Hill, 2017.