Een professionele e-mail schrijven
Wat iedereen moet weten voordat hij personeel en collega's e-mailt
Heldenafbeeldingen / Getty Images
Ondanks de populariteit van sms'en en sociale media, e-mail blijft de meest voorkomende vorm van schriftelijke communicatie in de zakenwereld - en de meest misbruikte. Te vaak knappen, grommen en blaffen e-mailberichten - alsof ze... beknopt betekende dat je bazig moest klinken. Niet zo.
Beschouw dit e-mailbericht dat onlangs is verzonden naar alle medewerkers op een grote universiteitscampus:
Het is tijd om uw faculteits-/personeelsparkeerstickers te vernieuwen. Nieuwe emblemen zijn vereist vanaf 1 november. Parkeerregels en -voorschriften vereisen dat alle voertuigen die op de campus worden bestuurd, de huidige sticker moeten dragen.
'Hallo!' een klap geven voor dit bericht lost het probleem niet op. Het voegt alleen een valse lucht van kameraadschap toe.
Bedenk in plaats daarvan hoeveel mooier en korter - en waarschijnlijk effectiever - de e-mail zou zijn als we gewoon een 'alsjeblieft' zouden toevoegen en de lezer rechtstreeks zouden aanspreken:
Vernieuw uw faculteits-/personeelsparkeerstickers vóór 1 november.
Natuurlijk, als de auteur van de e-mail de lezers echt in gedachten had gehouden, hadden ze misschien nog een ander nuttig weetje toegevoegd: een aanwijzing over hoe en waar de emblemen moesten worden vernieuwd. Gebruik de e-mail over de parkeerstickers als voorbeeld en probeer deze tips op te nemen in uw eigen schrijven voor betere, duidelijkere en effectievere e-mails:
- Vul in de onderwerpregel altijd een onderwerp in dat iets betekent voor je lezer. Niet 'Stickers' of 'Belangrijk!' maar 'Deadline voor nieuwe parkeerstickers.'
- Zet je belangrijkste punt in de openingszin. De meeste lezers blijven niet hangen voor een verrassend einde.
- Begin een bericht nooit met een vage 'Dit', zoals in 'Dit moet voor 5:00 uur gedaan zijn'. Geef altijd aan waarover je schrijft.
- Niet ALLES gebruiken HOOFDLETTERS (geen geschreeuw!), Of allemaal kleine letters letters ofwel (tenzij je de dichter E.E. Cummings bent).
- Als algemene regel geldt dat PLZ textspeak ( afkortingen en acroniemen ): Je bent misschien ROFLOL (rolt hardop over de vloer van het lachen), maar je lezer vraagt zich misschien af WUWT (wat is daar mee aan de hand).
- Wees kort en beleefd. Als uw bericht langer is dan twee of drie korte alinea's, overweeg dan (a) het bericht te verkleinen of (b) een bijlage toe te voegen. Maar in ieder geval niet happen, grommen of blaffen.
- Vergeet niet om 'alsjeblieft' en 'dankjewel' te zeggen. En meen het. 'Bedankt voor uw begrip waarom middagpauzes zijn afgeschaft' is bijvoorbeeld preuts en onbeduidend. Zijn niet beleefd.
- Voeg een handtekeningblok toe met de juiste contactgegevens (in de meeste gevallen uw naam, bedrijfsadres en telefoonnummer, samen met een juridische disclaimer indien vereist door uw bedrijf). Doe je nodig hebben het handtekeningblok volstoppen met een slimme offerte en artwork? Waarschijnlijk niet.
- Bewerk en proeflezen voordat u op 'verzenden' drukt. Je denkt misschien dat je het te druk hebt om je druk te maken over de kleine dingen, maar helaas denkt je lezer misschien dat je een onvoorzichtige idioot bent.
- Reageer ten slotte snel op serieuze berichten. Als je meer dan 24 uur nodig hebt om informatie te verzamelen of een beslissing te nemen, stuur dan een korte reactie waarin je de vertraging uitlegt.