Communicatiebeleid op school

Tim Boyle/Getty Images Nieuws/Getty Images

Communicatie is een belangrijk onderdeel van een fantastisch jaar en uitstekend personeel. Het is essentieel dat bestuurders, leerkrachten, ouders, personeel en leerlingen een duidelijke communicatielijn hebben. Dit is een voorbeeld van een schoolcommunicatie beleid dat zal helpen bij het houden van duidelijke communicatielijnen met de hele schoolgemeenschap.

Communicatietips

Het maakt niet uit met wie je praat - studenten, ouders, leraren of de directeur - het helpt om hoffelijk, professioneel en goed voorbereid te zijn. Schriftelijke communicatie moet altijd worden nagelezen en netjes worden geschreven of getypt.

Hoe leraren zullen communiceren met ouders en voogden

Geschreven vorm

• Alle leraren sturen een standaardbrief naar de ouders van elke leerling waarin ze jezelf voorstellen, je klas, contactgegevens, doelen voor het jaar enz. uitlichten. De brief wordt op de eerste schooldag naar huis gestuurd.
• Alle brieven of notities aan ouders moeten door ten minste twee andere faculteitsleden worden nagelezen voordat de notitie naar huis wordt gestuurd.
• Nadat de brieven door twee faculteitsleden zijn nagelezen, moeten ze worden omgezet in de opdrachtgever voor definitieve goedkeuring.
• Er moet een kopie worden gemaakt en in het dossier van die student worden geplaatst van elke brief of notitie die naar de ouders van die student wordt gestuurd.
• Alle schriftelijke communicatie moet professioneel en hoffelijk zijn en contactgegevens bevatten om weer in contact te komen met de leraar.
• Vermijd het gebruik van jargon.
• Als de brief/notitie met de hand is geschreven, zorg er dan voor dat deze leesbaar is. Als het is getypt, zorg er dan voor dat het ten minste een standaard 12-punts lettertype is.

Elektronisch formulier

• Kopieën moeten worden afgedrukt en van alle correspondentie via een elektronisch formulier worden gearchiveerd.
• Zorg ervoor dat alle tekst/afbeeldingen groot genoeg zijn om gezien of gelezen te worden.
• Vermijd het gebruik van jargon.
• Zorg ervoor dat u een spelling-/grammaticacontrole uitvoert op elektronische communicatie.
• Gebruik alleen elektronische communicatie met ouders die hebben aangegeven dat dit de manier is waarop ze het liefst gecontacteerd worden.
• U moet elke dag uw e-mail uitloggen voordat u naar huis gaat.

Telefoon

• Wees beleefd en hoffelijk.
• Schrijf voordat je belt alles op wat je nodig hebt om met die ouder te communiceren. Wees georganiseerd met je gedachten.
• Houd een telefoonlogboek bij. Noteer de datum, tijd en reden om die ouder te bellen.
• Wees direct en houd rekening met de tijd van de ouder.
• Als de ouder op dat moment niet in staat is om met je te praten, vraag dan beleefd wanneer het een goed moment is om ze weer te bellen.
• Als u een voicemail ontvangt; identificeren wie je bent, waar je over belt en informatie achterlaten zodat ze je kunnen terugbellen.

Ouder-leraarconferenties

• Ga professioneel gekleed.
• Creëer een comfortabele sfeer. Plaats geen formeel lerarenbureau tussen jezelf en de ouders. Gebruik hetzelfde type stoel.
• Wees voorbereid! Houd je agenda klaar. Zorg voor materialen die het goede en/of slechte van de leerling laten zien.
• Begin de conferentie altijd met iets positiefs.
• Wees attent en luister.
• Praat nooit over andere studenten of docenten.
• Vermijd het gebruik van jargon.
• Sluit de conferentie af met iets positiefs.
• Laat ze weten dat je om hun kind geeft.
• Als de situatie moeilijk wordt, bel dan onmiddellijk het kantoor voor hulp.
• Houd een congresdagboek bij. Noteer de datum, tijd, reden en belangrijkste punten die tijdens de conferentie zijn besproken.

Diversen

• Donderdagmappen: aantekeningen, brieven, beoordeelde papieren en relevante informatie worden elke donderdag mee naar huis gestuurd met de studenten in een map. De ouder haalt de papieren eruit, neemt de papieren door, ondertekent de map en geeft deze de volgende dag terug aan de leraar.
• Voortgangsrapporten van elke leraar moeten tweewekelijks uitgaan.
• Elke leraar zou vier positieve persoonlijke notities moeten sturen, vier positieve telefoontjes moeten plegen, of een combinatie van beide per week, roulerend door hun huiswerkrooster. Alle ouders dienen minimaal twee keer per negen weken positieve informatie over hun kind te ontvangen.
• Alle correspondentie met ouders gedocumenteerd moeten worden. Houd voor elke leerling een dossier bij de hand in je klaslokaal.
• Bespreek geen andere leerlingen of docenten met ouders. Wees professioneel bewust.
• Ontwikkel een positieve relatie met ouders. Probeer hun vertrouwen te winnen en laat hen weten dat u te allen tijde het belang van hun kind voor ogen heeft.
• Vermijd altijd het gebruik van jargon. Gebruik taal waarin de ouders zich op hun gemak en op hun gemak voelen. Hou het simpel!

Communicatie binnen de schoolgemeenschap

Van directeur naar leraar

• Ik zal elke ochtend een dagelijkse e-mail naar alle medewerkers sturen. De e-mail belicht belangrijke gebeurtenissen, herinnert u aan taken en biedt suggesties voor gebruik in uw klas.
• Alle docenten moeten minimaal drie keer per dag hun e-mail checken.
• We zullen wekelijkse personeelsvergaderingen hebben om relevante informatie te bespreken en gebeurtenissen binnen onze school te bespreken. De bijeenkomsten zijn elke woensdag om 15:15 uur. We zullen ze in de kantine hebben. Deze bijeenkomsten zijn verplicht!
• Check zeker dagelijks je mailbox. Ik zal informatie over subsidies, activiteiten en ideeën in de klas en andere informatie in uw vakken plaatsen zodra deze beschikbaar komt.
• Ik ben een hands-on directeur. Ik denk dat het nodig is dat ik weet wat mijn leraren in hun klas doen. Ik zal meerdere keren per week uw klaslokalen bezoeken.
• Ik zou graag minimaal twee keer per negen weken een-op-een gesprekken hebben met iedere docent. Ik zal deze bijeenkomsten gebruiken als een kans om te zien hoe het met je gaat, om te zien of je iets nodig hebt en om te luisteren naar ideeën die je zou kunnen hebben.

Leraar tot directeur

• Ik heb een opendeurbeleid. Voel je vrij om naar mijn kantoor te komen en problemen met mij te bespreken wanneer je maar wilt. Ik ben altijd bereid om vragen te beantwoorden, suggesties te doen en naar mijn docenten te luisteren.
• Je bent altijd welkom om me te mailen voor wat dan ook. Ik zal mijn e-mail meerdere keren per dag controleren en zal zo snel mogelijk op uw e-mail reageren.
• Als er na school een probleem of probleem opduikt. Bel me gerust thuis. Ik zal mijn best doen om zo snel en gemakkelijk mogelijk aan uw behoeften te voldoen.

Communicatie met vervangende leraren

• Als je weet dat je afwezig zult zijn, geef dit dan zo snel mogelijk door aan de secretaris.
• Bij een calamiteit na schooltijd belt u zo snel mogelijk de secretaris of de directeur thuis.
• Als u weet dat u afwezig zult zijn, moet u een afwezigheidsformulier invullen. Als het een noodsituatie is, moet je er een voelen zodra je weer naar school gaat.

Voorbereiding en materialen voor vervangingen: Alle leerkrachten moeten een vervangend pakket samenstellen. Het pakket moet op kantoor zijn. Zorg ervoor dat u het pakket up-to-date houdt. Het pakket moet de volgende items bevatten:

• drie dagen bijgewerkt noodgeval les plannen
• genoeg exemplaren van alle werkbladen voor alle leerlingen
• lesrooster
• zitplaatsen grafieken
• klassenrollen
• aanwezigheidsbonnen
• lunch telling slips
• veiligheidsprocedures en -plannen
• klasseregels
• studentendiscipline beleid
• contact leraar informatie
• Overige informatie
• Als je weet dat je afwezig zult zijn en in staat bent om de huidige lesplannen samen te stellen, breng ze dan naar het kantoor om aan de vervanging . Zorg ervoor dat ze gedetailleerd en gemakkelijk te volgen zijn en vermeld specifiek wat en wanneer u wilt dat de vervanging doet. Gebruik de vervangende lesplanformulieren die op kantoor verkrijgbaar zijn.
• Als u werkbladen in de lesplannen opneemt, probeer deze dan indien mogelijk te kopiëren voor de vervanging. Als dit niet mogelijk is, zorg er dan voor dat u het juiste aantal exemplaren achterlaat dat ze voor elk vel nodig hebben.
• Als het mogelijk is, schrijf dan een persoonlijk briefje naar de plaatsvervanger, zodat ze zich welkom voelen en geef ze alle informatie waarvan je denkt dat die hen kan helpen.

Communicatie met studenten

• Alle studenten moeten worden behandeld eerlijk en met respect . Als je verwacht dat ze je respecteren, dan moet je ze respecteren.
• Je moet een opendeurbeleid hebben met al je studenten. Laat ze weten dat ze je kunnen vertrouwen. Geef ze de kans om binnen te komen, met je te praten, je vragen te stellen en hun zorgen en meningen te uiten.
• Het is onze taak om studenten optimale leerkansen te bieden. We moeten een sfeer creëren die het leren bevordert en het vermogen van een leerling om dit te doen verbetert.
• Alle studenten, ongeacht ras, huidskleur of geslacht, moeten gelijke kansen en een eerlijke behandeling krijgen van hun leraren, beheerders en leeftijdsgenoten.
• Alle studenten moeten worden aangemoedigd om vragen te stellen en alle docenten moeten een zo nauwkeurig mogelijk antwoord geven.
• Alle docenten moeten het belang van elke leerling voor ogen hebben.