10 bewerkingstips voor zakelijke schrijvers

baona/Getty Images

Net als het leven zelf, kan schrijven soms rommelig, frustrerend en moeilijk . Maar je kunt je werkende leven een beetje makkelijker maken door bewerken met deze principes in gedachten. Het is eenvoudig: of u nu een e-mail van twee regels schrijft of een rapport van tien pagina's, anticipeer op de behoeften van uw lezers en onthoud de vier C's: wees duidelijk, beknopt, attent en correct.

Neem de 'jij-houding' aan.

Dit betekent kijken naar een onderwerp uit de standpunt van uw lezers , met nadruk op wat? zij willen of moeten weten.

• Voorbeeld: Ik heb gevraagd om uw bestelling vandaag te verzenden.
• Herziening: U ontvangt uw bestelling uiterlijk woensdag.

Focus op de echt onderwerp.

Begraaf een trefwoord niet door het in een zin te laten vallen die volgt op een zwak onderwerp.

• Voorbeeld: Op 1 juni start de implementatie van de nieuwe marketingcampagne.
• Herziening: De nieuwe marketingcampagne gaat op 1 juni van start.

Schrijf actief, niet passief.

Waar het gepast is, zet je onderwerp op de voorgrond en maak het doen iets. De actieve stem over het algemeen werkt beter dan het passieve omdat het directer, beknopter en gemakkelijker te begrijpen is. (Maar niet altijd.)

• Voorbeeld: Uw voorstel is beoordeeld tijdens onze vergadering op 1 april en is onmiddellijk ingediend bij de ontwikkelaars.
• Herziening: We hebben uw voorstel op 1 april beoordeeld en onmiddellijk bij de ontwikkelaars ingediend.

Knip onnodige woorden en zinnen weg.

Woorden met woorden kunnen lezers afleiden, dus snijd de rommel .

• Voorbeeld: Ik schrijf dit briefje omdat ik u hartelijk wil bedanken voor het organiseren van het open huis dat afgelopen donderdag werd gehouden.
• Herziening: Hartelijk dank voor het organiseren van het open huis van afgelopen donderdag.

Laat geen zoekwoorden weg.

Zijn Doorzichtig naast beknopt, moeten we soms ook: toevoegen een woord of twee.

• Voorbeeld: De berging is de eerste stap.
• Herziening: Het ontgrendelen van de berging is de eerste stap.

Vergeet je manieren niet.

Hier is waar zijn attent komt binnen. Als u 'alstublieft' en 'dank u' zegt wanneer u met collega's praat, neem die woorden dan ook op in uw e-mails.

• Voorbeeld: Stuur me het jargonrapport voordat je naar huis gaat.
• Herziening: Stuur me alstublieft het jargonrapport voordat u naar huis gaat.

Vermijd verouderde uitdrukkingen.

Tenzij je het leuk vindt om in druk bedompt te klinken, blijf uit de buurt van woorden en zinnen die nooit gebruikt in gesprek - 'hierbij bijgevoegd', 'dit is om u te adviseren', 'volgens uw verzoek'.

• Voorbeeld: Ter referentie is hierbij een kopie van voornoemde akte gevoegd.
• Herziening: Ik heb een kopie van de akte bijgevoegd.

Zet een pet op de modewoorden en modewoorden.

Trendy uitdrukkingen hebben de neiging om hun welkom snel te verslijten. Idem voor bedrijven jargon . Doe je best om te schrijven als een menselijk .

• Voorbeeld: Uiteindelijk komt het erop neer dat we medewerkers de mogelijkheid moeten bieden om input te leveren over best practices.
• Herziening: Laten we mensen aanmoedigen om suggesties te doen.

Ontstapel uw modifiers.

Stapelen betekent opstapelen modifiers voor een zelfstandig naamwoord; het verbale equivalent van een verkeersopstopping. Lange reeksen van zelfstandige naamwoorden kunnen een woord of twee redden, maar ze kunnen uw lezers ook in verwarring brengen.

• Voorbeeld: Ruimtetelescoop grootveld planetaire camera instrumentdefinitie team op de grond gebaseerde camera met geladen paar-apparaat (van nieuwe wetenschapper , geciteerd door Matthew Lindsay Stevens in Subtiliteiten van wetenschappelijke stijl , 2007)
• Herziening: Hoezo?

Proeflezen.

Eindelijk is er juistheid : zorg er altijd voor dat je controleer je werk , het maakt niet uit hoe goed je denkt te zijn geworden bij de andere C's.

• Voorbeeld:: Als je haast hebt, is het heel gemakkelijk om woorden achter te laten.
• Herziening: Als je haast hebt, is het heel gemakkelijk om woorden weg te laten.