Rollenspel voor telefonische zakelijke gesprekken

Beheers uw volgende zakelijke gesprek

Heldenafbeeldingen / Getty Images

Telefoneren is een belangrijk onderdeel van zakendoen in het Engels. Telefoongesprekken, vooral zakelijktelefoongesprekken, volg bepaalde patronen:

1. Iemand neemt de telefoon op en vraagt ​​of ze kunnen helpen.
2. De beller doet een verzoek om met iemand doorverbonden te worden of om informatie.
3. De beller wordt doorverbonden, krijgt informatie of wordt verteld dat hij momenteel niet op kantoor is.
4. Als de gevraagde persoon niet op kantoor is, wordt de beller gevraagd om: laat een bericht achter .
5. De beller laat een bericht achter of stelt andere vragen.
6. Het telefoongesprek is afgelopen.

Natuurlijk volgen niet alle zakelijke telefoongesprekken dit rigide schema. Maar dit is het basisschema voor de meeste zakelijke telefoongesprekken, vooral die om informatie op te vragen of: om verduidelijking vragen .

Voorbeeld zakelijk telefoongesprek: rollenspel

Het volgende zakelijke telefoongesprek kan worden gebruikt als: rollenspel in de klas een aantal standaardzinnen introduceren om oefenen met telefoneren in het Engels .

Mevrouw Anderson (vertegenwoordiger Jewels and Things): ring ring... ring ring... ring ring...
De heer Smith (secretaris) : Hallo, Diamonds Galore, dit is Peter die spreekt. Hoe kan ik u vandaag van dienst zijn?

Mevrouw Anderson: Ja, dit is mevrouw Janice Anderson die belt. Mag ik meneer Franks spreken, alstublieft?

Dhr. Smith: Ik ben bang dat meneer Franks momenteel niet op kantoor is. Wil je dat ik een bericht aanneem?

Mevrouw Anderson: Uhm... eigenlijk is deze oproep nogal dringend. We spraken gisteren over een leveringsprobleem dat de heer Franks noemde. Heeft hij informatie bij u achtergelaten?

Dhr. Smith: Trouwens, hij deed het. Hij zei dat een vertegenwoordiger van uw bedrijf zou kunnen bellen. Hij vroeg me ook om je een paar vragen te stellen...

Mevrouw Anderson: Geweldig, ik zou graag zien dat dit probleem zo snel mogelijk wordt opgelost.

Dhr. Smith: Wel, we hebben de zending oorbellen die afgelopen dinsdag zouden aankomen nog steeds niet ontvangen.

Mevrouw Anderson: Ja, dat spijt me vreselijk. Inmiddels heb ik met onze bezorgafdeling gesproken en zij hebben mij verzekerd dat de oorbellen morgenochtend bezorgd worden.

Dhr. Smith: Uitstekend, ik weet zeker dat meneer Franks dat graag zal horen.

Mevrouw Anderson: Ja, de verzending was vertraagd vanuit Frankrijk. We konden het pas vanmorgen opsturen.

Dhr. Smith: Ik snap het. Meneer Franks wilde later deze week ook een afspraak met u inplannen.

Mevrouw Anderson: Zeker, wat doet hij op donderdagmiddag?

Dhr. Smith: Ik ben bang dat hij een afspraak heeft met wat klanten buiten de stad. Wat dacht je van donderdagochtend?

Mevrouw Anderson: Helaas zie ik donderdagochtend iemand anders. Doet hij iets op vrijdagochtend?

Dhr. Smith: Nee, het lijkt erop dat hij dan vrij is.

Mevrouw Anderson: Geweldig, moet ik om 9 uur langskomen?

Dhr. Smith: Nou, hij heeft meestal een stafvergadering om 9 uur. Het duurt maar een half uur of zo. Wat dacht je van 10?

Mevrouw Anderson: Ja, 10 zou geweldig zijn.

Dhr. Smith: Oké, ik zal dat inplannen. Mevr. Anderson om 10 uur, vrijdagochtend... Is er nog iets waarmee ik je kan helpen?

Mevrouw Anderson: Nee, ik denk dat dat alles is. Bedankt voor je hulp... Tot ziens.

Dhr. Smith: Tot ziens.

Korte samenvatting van het telefoongesprek

Controleer uw kennis door de gaten in de onderstaande woorden en zinnen in te vullen om de samenvatting van het gesprek te voltooien.

Mevrouw Anderson belt Diamonds Galore om _____ te bellen met meneer Franks. Meneer Franks is niet op kantoor, maar Henry Smith, de secretaris, spreekt met mevrouw Anderson over een _____ probleem met een paar oorbellen. De oorbellen zijn nog niet _____ bij Diamonds Galore. Mevrouw Anderson vertelt Peter dat er een probleem was met de _____ uit Frankrijk, maar dat de oorbellen morgenochtend zouden aankomen.

Vervolgens __________ ze een ontmoeting tussen mevrouw Anderson en de heer Franks. Meneer Franks kan donderdag niet _____ met mevrouw Anderson omdat hij _____ is. Ze besluiten uiteindelijk op vrijdagochtend om 10 uur na een _____ die meneer Owen gewoonlijk op vrijdagochtend houdt.

antwoorden

spreken, bezorging/verzending, aangekomen, verzending/bezorging, plannen, vergaderen, bezig, personeelsvergadering

Sleutelzinnen en woordenschat

Hoe kan ik u helpen:Dit is een formele uitdrukking die wordt gebruikt om beleefdheid te tonen. Het betekent 'Kan ik je helpen?'roeping:telefonerenNiet op kantoor:niet op kantooreen bericht aannemen:om een ​​bericht van de beller op te schrijvendringend:erg belangrijklevering:het brengen van goederen naar een klantgenoemd:gezegdopgelost:er is voor gezorgdzo spoedig mogelijk:op de snelste manier, ASAPVerzending:levering, het brengen van goederen naar een klantverzekerd:een zekerheid dat iets waar is of zal gebeurenverheugd:Vrolijkvertraagd:iets niet op tijd kunnen doenlijkt op:lijktpersoneel vergadering:een vergadering van medewerkersduurt:de tijd nemenschema:maak een toekomstige afspraak

Oefencues voor rollenspellen

Gebruik deze aanwijzingen, rollen en scenario's om zelf oefenrollenspellen te maken om uw telefoonvaardigheden te verbeterencommunicatie op de werkplek.

Rollenspel Cue 1

John

Je wilt Kevin spreken bij FunStuff Brothers, een speelgoedbedrijf. Je beantwoordt zijn verkoopgesprek omdat je geïnteresseerd bent in de producten van het bedrijf.

Kate

Jij bent de receptioniste van FunStuff Brothers, probeer de oproep door te verbinden met Kevin, maar neem een ​​bericht aan als je ontdekt dat Kevin de oproep niet kan aannemen.

Rollenspel Cue 2

Estelle

Je belt om een vergadering plannen met het hoofd van de personeelsafdeling. Je wilt graag op dinsdagochtend afspreken, maar kan ook op donderdag en vrijdag.

Bob

Eind volgende week kun je een afspraak plannen, maar dan ben je tot donderdagochtend niet op kantoor.