Minuten in zakelijk schrijven

Woordenlijst van grammaticale en retorische termen

Minuten zijn 'een verslag van wat was' gedaan bij [een] vergadering, niet wat was gezegd ' (Nancy Sylvester, De guerrillagids voor Roberts regels , 2006).

Morsa-afbeeldingen/Getty Images

In zakelijk schrijven , notulen zijn de officiële schriftelijke vastlegging van een vergadering. Notulen worden over het algemeen geschreven in de onvoltooid verleden tijd . Ze dienen als een permanente registratie van de behandelde onderwerpen, bereikte conclusies, ondernomen acties en gegeven opdrachten. Ze zijn ook een verslag van welke individuen hebben bijgedragen aan de vergadering in termen van nieuwe ideeën en hoe die ideeën werden ontvangen. Indien in een vergadering wordt gestemd, wordt in de notulen vastgelegd wie voor en tegen een voorstel hebben gestemd, waarmee in de toekomst rekening kan worden gehouden wanneer de gevolgen van het uitvoeren of verwerpen van dat voorstel zich voordoen.

Wie neemt de notulen?

Sommige notulen worden bijgehouden door een secretaris, een medewerker die specifiek is belast met het maken van notulen, het bijhouden van alle records en bestanden, het bijhouden van aanwezigheids- en stemregistraties en het rapporteren aan de juiste aangewezen partijen (bijvoorbeeld een raad van bestuur of het hogere management van een bedrijf ). Er kunnen echter notulen worden bijgehouden door elke persoon die een vergadering bijwoont en in het algemeen wordt verspreid onder alle leden van de eenheid die op de vergadering is vertegenwoordigd.

De belangrijkste onderdelen van vergadernotulen

Veel organisaties gebruiken een standaardsjabloon of een speciaal formaat voor het bijhouden van notulen en de volgorde van de onderdelen kan variëren.

rubriek—De naam van de commissie (of business unit) en de datum, locatie en aanvangstijd van de vergadering.Deelnemers—De naam van de persoon die de vergadering leidt, samen met de namen van alle deelnemers aan de vergadering (inclusief gasten) en degenen die waren vrijgesteld van deelname.Goedkeuring van vorige notulen– Een opmerking of de notulen van de vorige vergadering zijn goedgekeurd en of er correcties zijn aangebracht.Actie-items–Een verslag over elk onderwerp dat tijdens de vergadering is besproken. Dit kan onafgemaakte zaken van de vorige vergadering omvatten. (Noteer voor elk item het onderwerp van de discussie, de naam van de persoon die de discussie heeft geleid en eventuele beslissingen die zijn genomen.)Aankondigingen–Een verslag van eventuele aankondigingen van deelnemers, inclusief voorgestelde agendapunten voor de volgende vergadering.Volgende vergadering— Een notitie over waar en wanneer de volgende vergadering zal worden gehouden.Verdaging— Een opmerking over het tijdstip waarop de vergadering eindigde.Lijn voor de handtekening—De naam van de persoon die de notulen heeft opgesteld en de datum waarop ze zijn ingediend.

Observaties

'Wees in het schrijven van notulen duidelijk, uitgebreid, objectief en diplomatiek. Interpreteer niet wat er is gebeurd; meld het gewoon. Omdat vergaderingen zelden de agenda perfect volgen, kan het een uitdaging zijn om een ​​nauwkeurig verslag van de vergadering te maken. Onderbreek zo nodig de discussie om opheldering te vragen.

'Neem geen emotionele uitwisselingen tussen deelnemers op. Omdat de notulen het officiële verslag van de vergadering zijn, wil je dat ze positief reflecteren op de deelnemers en de organisatie.'
(Van ' Technische communicatie ,' Negende editie door Mike Markel)

Richtlijnen voor het schrijven van vergadernotulen

• De persoon die de notulen schrijft, moet in staat zijn om dit in realtime te doen naarmate de vergadering vordert, zodat het eindproduct aan het einde van de vergadering in bijna definitieve vorm is.
• Minuten moeten zich concentreren op resultaten en doelgerichte acties.
• Goede notulen zijn kort en to the point. Het zijn geen letterlijke verslagen, maar beknopte, samenhangende samenvattingen. Samenvattingen moeten punten van overeenstemming en onenigheid bevatten, maar vereisen niet elk laatste detail.
• Notulen kunnen worden gebruikt als bronmateriaal voor een rapport of memo, maar ze moeten worden geschreven om gebeurtenissen te recapituleren voor degenen die een vergadering hebben bijgewoond, in plaats van voor degenen die dat niet hebben gedaan.
• Notulen moeten onmiddellijk na een vergadering worden ingevuld en verspreid (vuistregel is binnen een dag of twee).

Bron

• Hiebert, Murray; Klatt, Bruce. ' De encyclopedie van leiderschap: een praktische gids voor populair leiderschap .' McGraw-Hill, 2001