Hoe u uw genealogische bestanden kunt ordenen

Tom Merton / Getty Images

Stapels kopieën van oude records, afdrukken vangenealogische websites, en brieven van collega-genealogische onderzoekers liggen in stapels op het bureau, in dozen en zelfs op de grond. Sommige zijn zelfs vermengd met rekeningen en de schoolpapieren van uw kinderen. Je papieren zijn misschien niet helemaal ongeorganiseerd - als je om iets specifieks wordt gevraagd, kun je het waarschijnlijk vinden, maar het is zeker geen archiveringssysteem dat je als efficiënt zou omschrijven.

Geloof het of niet, de oplossing is zo simpel als het vinden van een organisatiesysteem dat past bij uw behoeften en onderzoeksgewoonten en het vervolgens laten werken. Het is misschien niet zo eenvoudig als het klinkt, maar het is is uitvoerbaar en zal uiteindelijk helpen voorkomen dat u uw wielen doordraait en onderzoek dupliceert.

Welk archiveringssysteem is het beste?

Vraag een groep genealogen hoe zij hun bestanden ordenen, en u zult waarschijnlijk net zoveel verschillende antwoorden krijgen als genealogen. Er zijn een aantal populaire genealogische organisatiesystemen, waaronder mappen, notitieboekjes, bestanden, enz., maar er is echt geen individueel systeem dat 'beste' of 'juist' is. We denken en gedragen ons allemaal anders, dus uiteindelijk is de belangrijkste overweging bij het opzetten van uw archiefsysteem dat het moet passen bij uw persoonlijke stijl. Het beste organisatiesysteem is altijd het systeem dat u gaat gebruiken.

Het papieren monster temmen

Naarmate uw genealogisch project vordert, zult u merken dat u talloze papieren documenten moet indienen voor elk individu dat u onderzoekt -- geboorteaktes , volkstellingen, krantenartikelen, testamenten, correspondentie met collega-onderzoekers, afdrukken van websites, enz. De kunst is om een ​​archiveringssysteem te ontwikkelen waarmee u op elk moment gemakkelijk uw vinger op een van deze documenten kunt leggen.

Veelgebruikte genealogische archiveringssystemen zijn onder meer:

Op achternaam:Alle papieren voor een individuele achternaam worden samen ingediend. Per stel of gezin:Alle papieren met betrekking tot een man en vrouw of gezinseenheid worden samen ingediend. Per familielijn:Alle papieren die betrekking hebben op een specifieke familielijn worden samen gearchiveerd. Veel genealogen beginnen met vier van dergelijke voorouderlijke lijnen - één voor elk van hun grootouders. Per evenement:Alle papieren met betrekking tot een specifiek type gebeurtenis (d.w.z. geboorte, huwelijk, volkstelling , enz.) worden samen ingediend.

Beginnend met een van de vier bovengenoemde systemen, kunt u uw papieren verder indelen in de volgende categorieën:

Op locatie:Papieren worden eerst gegroepeerd op een van de vier genealogische archiveringssystemen die hierboven zijn vermeld, en vervolgens verder uitgesplitst per land, staat, provincie of stad om de migratie van uw voorouders weer te geven. Als u bijvoorbeeld de achternaammethode kiest, groepeert u eerst alle CRISP-voorouders en verdeelt u de stapels vervolgens verder in de CRISP's van Engeland, de CRISP's van North Carolina en de CRISP's van Tennessee. Op recordtype:Papieren worden eerst gegroepeerd op een van de vier genealogische archiveringssystemen die hierboven zijn vermeld en vervolgens verder uitgesplitst naar type record (d.w.z. geboorteakten, volkstellingen,testamenten, enz.).

Mappen, mappen, notebooks of computer

De eerste stap bij het starten van een organisatiesysteem is het bepalen van de fysieke basisvorm voor uw archivering (stapels tellen niet mee!) -- bestandsmappen, notitieboekjes, ordners of computerschijven.

Archiefkast en dossiermappen:Dossiermappen, waarschijnlijk het meest populaire organisatorische hulpmiddel voor genealogen, zijn goedkoop, zeer draagbaar en bevatten gemakkelijk papieren in verschillende vormen en maten. Wanneer ze worden neergezet, kunnen bestandsmappen echter een behoorlijke puinhoop worden - met papieren die niet in de juiste volgorde worden gegooid en mogelijk misplaatst. Met dossiermappen kunt u gemakkelijk documenten raadplegen, maar u moet er wel voor zorgen dat het papier weer wordt teruggezet waar het vandaan kwam. Als u echter veel papier hebt gegenereerd, is het bestandsmapsysteem het meest flexibel en uitbreidbaar. Bindmiddelen:Als je iemand bent die graag dingen bij elkaar houdt op één plek, dan kan het organiseren van je afgedrukte genealogische gegevens in mappen een goede optie voor je zijn. Deze methode standaardiseert uw genealogische gegevens in een papierformaat van normaal formaat. Documenten die u niet met drie gaatjes wilt perforeren, kunnen in polypropyleen hoesjes worden bijgevoegd. Mappen zijn draagbaar en hebben geen archiefkast nodig, maar als u veel genealogisch onderzoek doet, zult u merken dat mappen op den duur op zichzelf te omslachtig worden.​ Computerschijven, cd's en dvd's: Transcriberen of het scannen van genealogische documenten in de computer kan behoorlijk wat ruimte besparen, en geautomatiseerde organisatiesystemen kunnen vervelende taken zoals sorteren en kruisverwijzingen enorm versnellen. De kwaliteit van de cd-rom is ook sterk verbeterd, zogenaamd voor onbepaalde tijd onder de juiste opslagomstandigheden. Maar zullen uw nakomelingen over 100 jaar of meer een computer hebben die ze kan lezen? Als u ervoor kiest om uw computer als uw primaire organisatiesysteem te gebruiken, overweeg dan ook om kopieën of afdrukken van belangrijke documenten te maken en te bewaren.

Als u eenmaal begonnen bent met het organiseren van uw genealogische rommel, zult u waarschijnlijk merken dat een combinatie van opslagmethoden het beste werkt. Sommige mensen gebruiken bijvoorbeeld mappen om 'bewezen' familie- en dossiermappen te ordenen voor allerlei onderzoek naar onbewezen verbanden, buurt- of plaatsonderzoek en correspondentie. Het is belangrijk om in gedachten te houden dat de organisatie een werk in uitvoering is en altijd zal zijn.

Uw genealogie organiseren met behulp van bestandsmappen

Om bestandsmappen in te stellen en te gebruiken om uw genealogische gegevens te ordenen, hebt u de volgende basisbenodigdheden nodig:

Een archiefkast of archiefdozen met deksels. De dozen moeten sterk zijn, bij voorkeur plastic, met horizontale binnenribbels of groeven voor hangmappen Letter-formaat.Gekleurde hangmappen van Letter-formaatin blauw, groen, rood en geel. Zoek naar degenen met grote tabbladen. U kunt hier ook wat geld besparen door in plaats daarvan standaard groene hangmappen aan te schaffen en gekleurde labels te gebruiken voor de kleurcodering.Manilla mappen. Deze moeten iets kleinere tabbladen hebben dan de hangende ordners en moeten een versterkte bovenkant hebben om bij intensief gebruik lang mee te gaan.Pennen. Gebruik voor het beste resultaat een pen met een ultrafijne punt, viltstift en zwarte, permanente, zuurvrije inkt.Markeerstiften. Koop markeerstiften in lichtblauw, lichtgroen, geel en roze (gebruik geen rood omdat het te donker is). Kleurpotloden werken ook.Labels voor bestandsmappen. Deze labels moeten blauwe, groene, rode en gele stroken aan de bovenkant hebben en permanent klevend aan de achterkant.

Zodra je je benodigdheden hebt verzameld, is het tijd om aan de slag te gaan met de bestandsmappen. Gebruik verschillende gekleurde bestandsmappen voor de geslachten van elk van uw vier grootouders -- met andere woorden, alle mappen die voor de voorouders van één grootouder zijn gemaakt, worden met dezelfde kleur gemarkeerd. De kleuren die u selecteert, zijn aan u, maar de volgende kleurkeuzes zijn de meest voorkomende:

• BLAUW - voorouders van uw grootvader van vaderszijde (vaders vader)
• GROEN - voorouders van je vaderlijke grootmoeder (vaders moeder)
• ROOD - voorouders van je grootvader van moeders kant (vader van moeder)
• GEEL - voorouders van je grootmoeder van moederskant (moeder van moeder)

Gebruik de kleuren zoals hierboven beschreven, maak een aparte map voor elke achternaam, schrijf de namen op het inlegvel van de hangende dossiertab met de zwarte permanente stift (of druk insteekvellen op uw printer). Hang de ordners vervolgens alfabetisch op kleur in je archiefdoos of kast (d.w.z. zet de blues alfabetisch in de ene groep, de greens in een andere groep, enz.).

Als genealogisch onderzoek nieuw voor u is, is dit misschien alles wat u hoeft te doen. Als je echter veel aantekeningen en fotokopieën hebt verzameld, is het nu tijd om te onderverdelen. Hier moet u kiezen hoe u uw bestanden wilt ordenen. De twee meest populaire methoden zoals besproken op pagina 1 van dit artikel zijn:

1. door Achternaam (verder uitgesplitst naar plaats en/of recordtype)
2. door Stel of familiegroep

De basisinstructies voor archivering zijn voor elk hetzelfde, het verschil zit vooral in de manier waarop ze zijn georganiseerd. Als je nog niet zeker weet welke methode voor jou het beste werkt, probeer dan de achternaammethode voor één achternaam en de familiegroepmethode voor een of twee gezinnen. Kijk welke het beste bij je past, of ontwikkel je eigen combinatie van beide.

Methode voor gezinsgroep

Maak een gezinsgroepblad voor elk getrouwd stel dat op uw stamboom staat. Stel vervolgens manilla-mappen in voor elk van de families door een gekleurd label op het tabblad bestandsmap te plaatsen. Stem de labelkleur af op de kleur van de betreffende familielijn. Schrijf op elk etiket de namen van het paar (met de meisjesnaam voor de vrouw) en de cijfers uit uw stamboomkaart (de meeste stamboomkaarten gebruiken de stamboom nummering systeem ). Voorbeeld: James OWENS en Mary CRISP, 4/5. Plaats vervolgens deze manilla familiemappen in de hangmappen voor de juiste achternaam en kleur, alfabetisch gerangschikt op de voornaam van de echtgenoot of in numerieke volgorde op de nummers uit uw stamboom.

Voeg vooraan elke manilla-map de gezinsgroeprecord van de familie toe om als inhoudsopgave te dienen. Als er meer dan één huwelijk is geweest, maak dan een aparte map met een gezinslijst voor elk ander huwelijk. Elke familiemap moet alle documenten en aantekeningen bevatten uit de tijd van het huwelijk van een paar. Documenten die betrekking hebben op gebeurtenissen voorafgaand aan hun huwelijk, moeten worden opgeslagen in de mappen van hun ouders, zoals geboorteakten en familietellingen.

Achternaam en recordtypemethode

Sorteer eerst uw bestanden op achternaam en maak vervolgens manilla-mappen voor elk van de recordtypen waarvoor u papierwerk hebt door een gekleurd label op het tabblad bestandsmap te plaatsen, waarbij de labelkleur overeenkomt met de achternaam. Schrijf op elk label de naam van de achternaam, gevolgd door het recordtype. Voorbeeld: CRISP: Census, CRISP: Landrecords. Plaats vervolgens deze manilla familiemappen in de hangmappen voor de juiste achternaam en kleur, alfabetisch gerangschikt op het type record.

Maak aan de voorkant van elke manilla-map een inhoudsopgave die de inhoud van de map indexeert en voeg deze bij. Voeg vervolgens alle documenten en notities toe die overeenkomen met de achternaam en het type record.